Dans quels cas et sous quels motifs le syndic peut-il prendre des décisions sans demander l'accord préalable de l'assemblée générale ?
Je vous propose d'examiner la question en 16 points.
1. Principe général
Le syndic est l’exécutant de l’Assemblée Générale et doit dès lors être considéré comme « l’exécutif ».
Selon l’article 3.89 §5.1, il exécute et fait exécuter les décisions prises par l’Assemblée Générale.
Mais ce principe évident pose néanmoins souvent quelques questions.
Quel est le délai dans lequel il doit agir ?
Sa responsabilité est-elle engagée s’il ne s’exécute pas dans le délai imparti ?
Un exemple peut être donné.
Si l’Assemblée Générale décide de refaire la toiture de l’immeuble et si un sinistre intervient suite à une défectuosité de la toiture alors que le syndic n’a pas, dans un délai raisonnable, fait procéder aux travaux utiles votés, sa responsabilité personnelle ne peut-elle pas être engagée ?
Il nous faut déplorer souvent l’absence de précision des procès-verbaux d’Assemblées Générales portant sur les décisions prises.
Si la décision est vague, ne reprend pas expressément un accord sur un devis que doit s’empresser d’envoyer à l’entrepreneur le syndic, et si, après cette décision, il appartient encore au syndic d’investiguer utilement compte-tenu du caractère « flou » de la décision, on ne pourrait bien évidemment lui adresser quelques griefs.
Nous ne pouvons donc que conseiller la rédaction d’un procès-verbal suffisamment précis et clair appelant le syndic à exécuter la décision dans un délai déterminé
Mais si, après cette décision rendue, il existe des raisons valables susceptibles de justifier un retard dans les travaux à entreprendre, le syndic sera bien inspiré de préciser les raisons qui justifient et expliquent le retard par un courrier envoyé aux copropriétaires.
« Il se mettrait ainsi à couvert » par rapport à une éventuelle mise en cause de sa responsabilité.
2. Accomplissement des actes conservatoires et des actes d’administration provisoire
C’est une matière délicate car il faut encore s’entendre sur ce qu’est acte conservatoire et acte d’administration provisoire, acte que le syndic peut accomplir sans le feu vert préalable de l’Assemblée Générale.
Partons d’un exemple avec, à nouveau, un problème à la toiture.
Son étanchéité n’est plus assurée et des infiltrations sont constatées.
Le couvreur contacté relève qu’il serait sage, au vu de l’ancienneté de cette toiture, plutôt que de procéder à une réparation localisée, de remplacer toute la toiture.
S’il procède exclusivement à la réparation à l’endroit de cette infiltration, il en résultera un coût supplémentaire puisqu’en tout état de cause, c’est la réparation de l’intégralité de celle-ci qui s’impose. De plus, d’autres pans de toiture risquent de céder rapidement.
Or, les travaux complets, particulièrement onéreux, ne peuvent faire l’objet d’une délibération d’une Assemblée Générale ordinaire qui vient de se tenir.
Et, en tout état de cause, la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire requiert le respect des délais.
Le syndic peut-il, parce qu’il y a nécessité d’une décision rapide, prendre « sur lui » de signer le devis pour la réparation complète de la toiture, lui qui ne peut décider seul que pour des actes conservatoires ?
La prudence est de mise et, s’il choisit cette voie, nous donnerions deux conseils.
Si le conseil de Copropriété existe (il n’est obligatoire que dans les Copropriétés d’au moins 20 lots, les garages et les parkings n’étant pas compris dans le calcul, ou, pour les immeubles plus petits, si les statuts le prévoient), il serait utile de l’avertir et d’avoir son accord.
Certes, le législateur est resté très laconique sur la mission du pouvoir du Conseil de Copropriété, le texte se bornant à préciser qu’il veille à la bonne exécution par le syndic de ses missions ; il n’en reste pas moins qu’il est aussi l’émanation de l’Assemblée Générale.Il conviendrait de réunir dans l’urgence à tout le moins 3 devis avant la réalisation de ces travaux.
Sur ce point, il faut rappeler que la mise en concurrence, si l’Assemblée Générale l’a rendue obligatoire, ne s’impose normalement pas pour les actes conservatoires et actes d’administration provisoire (article 3.88 §1er. 1C).
Mais, comme la décision prise pourrait être considérée comme n’étant pas « conservatoire », il est sage, dans l’urgence, pour éviter toute critique ultérieure sur le choix de l’entrepreneur, de procéder à cette mise en concurrence.Ultérieurement, il conviendrait de faire ratifier la décision visant à voir exécuter les travaux.
L’action en justice peut relever du pouvoir et de la mission du seul syndic si celle-ci vise à voir « conserver » un droit.
Imaginons le cas d’une entreprise ayant presté pour la Copropriété au mépris des règles de l’art et qu’il faille dès lors rapidement permettre à un expert judiciaire, vu l’urgence, de répondre à une mission portant sur le respect de ces règles de l’art et sur l’évaluation des travaux nécessaires.
Il peut être envisagé que ce soit le syndic seul, pour compte de l’ ACP, qui assigne l’entrepreneur en référé pour voir dresser « un tableau » de la situation dont pourrait se prévaloir ultérieurement l’Association des Copropriétaires afin de réclamer alors l’exécution des travaux s’imposant ou des dommages et intérêts dans le cadre d’une action ultérieure.
Mais cette action au fond requerra l’accord de l’Assemblée Générale.
3. Administration des fonds de l’association des Copropriétaires
Le patrimoine de l’Association des Copropriétaires, est composé, au minimum, d’un fonds de roulement et d’un fonds de réserve et ces fonds doivent être placés sur divers comptes, dont obligatoirement un compte distinct pour le fonds de roulement et un compte distinct pour le fonds de réserve.
Rappelons que la contribution annuelle de ce fonds de réserve ne peut être inférieure à 5% de la totalité des charges communes ordinaires de l’exercice précédent mais il est vrai que l’A.C.P, à une majorité de 4/5èmes de voix, peut décider de ne pas constituer ce fonds de réserve obligatoire.
Pas question dès lors de mélanger les deux fonds et de faire supporter par le fonds de réserve des dépenses périodiques.
Ce fonds de réserve est destiné à faire face à des dépenses non périodiques « telles que celles occasionnées par le renouvellement du système de chauffage, la réparation ou le renouvellement d’un ascenseur ou la pose d’une nouvelle chape de toiture ».
Il y va aussi de la responsabilité du syndic d’établir ce cloisonnement.
Relevons que les exemples donnés par le législateur, en cet article 3.86 §3, ne sont pas exhaustifs.
Rappelons aussi que, si les copropriétaires ne font pas droit aux appels de fonds, le syndic (sans décision préalable de l’Assemblée Générale) peut prendre toutes les mesures judiciaires et extra-judiciaires pour la récupération des charges.
Il peut donc citer en justice et pratiquer saisie, même une saisie conservatoire avant obtention du titre condamnant le copropriétaire récalcitrant.
4. La représentation de l’A.C.P. en justice et dans la gestion des affaires communes
L’A.C.P. est dotée d’une personnalité juridique et c’est donc celle-ci, représentée par son syndic, qui pourra agir en justice, avec, cette fois, s’il ne s’agit pas d’actes conservatoires ou d’actes d’administration provisoire, la nécessité de se faire couvrir par une décision de l’Assemblée Générale.
Une question délicate se pose fréquemment.
Reprenons le cas d’une infiltration constatée en provenance d’un appartement supérieur et causant un dommage à l’appartement inférieur.
Il sera dit qu’il s’agit là d’un débat ne concernant que deux copropriétaires ayant des droits sur leurs parties privatives.
Mais cette infiltration peut aussi être consécutive à un défaut dans une chape qui, elle, est partie commune.
Ne fut-ce qu’à titre conservatoire, afin de veiller à ce que la décision à intervenir, si elle stigmatise un vice dans la partie commune, puisse être opposable à l’Association des Copropriétaires, il nous paraît important que celle-ci, dans ce débat, soit dûment représentée par le syndic appelé, s’il y a lieu, à devoir alors procéder aux réparations éventuelles des parties communes.
Mais il ne doit pas prendre parti dans un conflit entre copropriétaires.
Nous pensons notamment à des conflits liés à des modes d’occupation du bien (par exemple au bruit considéré comme insupportable subi par un copropriétaire au vu de la musique à tue-tête du copropriétaire voisin).
Evidemment, si le trouble est constaté dans les parties communes (par exemple, encombrement des couloirs par des poussettes ou vélos) l’approche sera différente
Selon l’article 80 du code de déontologie des agents immobiliers – syndic, « l’agent immobilier – syndic, veille à adopter une stricte neutralité dans les conflits qui impliqueraient des copropriétaires ou des occupants et qui ne concernent pas la gestion de l’association, sans préjudice de ses obligations légales ou conventionnelles ou du respect à attacher à une décision de justice »
Certes, il pourrait être soutenu qu’afin d’éviter une tension au sein d’une copropriété, le syndic joue le rôle de médiateur.
Cette mission ne nous apparaît pas opportune car elle requiert une qualification et une technique particulière.
On ne s’improvise pas médiateur. La preuve en est que de multiples formations existent pour arriver à pouvoir exercer cette charge.
5. Communication du relevé des dettes à la demande du notaire
Lors de la transmission d’un lot, il importe que soit communiqué au copropriétaire entrant, la partie acquéreuse, le montant des arriérés éventuels dus par le copropriétaire sortant sauf autres dispositions prises dans l’acte, reprenant les droits mais aussi les obligations du vendeur.
Une difficulté peut résulter de ce que l’A.C.P. peut, à un certain moment, pour une raison ou un autre, ne plus avoir de syndic et, partant, alors, ne pas permettre au notaire d’être utilement éclairé.
Cette situation peut retarder la passation de l’acte authentique jusqu’au jour de la désignation d’un syndic, fut-il provisoire ou judiciaire.
6. Communication de la date des Assemblées
ATTENTION : cette communication ne vise pas exclusivement les copropriétaires usufruitiers ou nus propriétaires mais aussi les locataires, ceux-ci pouvant ainsi, s’il y a lieu, formuler par écrit leurs observations relatives aux parties communes.
Il est légitime que les occupants du bien puissent faire entendre leurs voix, notamment en cas de troubles de voisinage dans des parties communes.
Il n’est pas rare de voir des syndics omettre de procéder à cette convocation, ce qui pourrait entraîner la nullité de l’Assemblée Générale s’il est établi que, par cette omission, un occupant non-copropriétaire s’est vu privé d’un droit qu’il entendait exercer par une communication à l’Assemblée Générale.
7. Transmission, en cas de fin de mandat, de l’ensemble du dossier de la gestion du syndic à son successeur ou, en l’absence de ce dernier, au Président de la dernière Assemblée Générale
Cette obligation de transmission est renforcée par l’article 85 du Code de Déontologie lié à la profession d’agent immobilier – syndic.
Le syndic sortant ne peut se borner à « transmettre une caisse » avec tous les documents liés à sa gestion.
Il importe, selon l’article 85, qu’il établisse un inventaire détaillé des pièces transmises.
Quid en cas de non-respect de cette obligation ?
Le syndic entrant pourrait saisir le Tribunal en sollicitant le paiement d’une astreinte journalière par jour de retard dans la transmission des pièces.
Parfois, certains syndics, soucieux d’être utilement défrayés pour leurs prestations, relèvent que cette transmission ne pourra intervenir qu’à partir du moment où leur état d’honoraires et de frais restant est acquitté avec l’accord de l’Assemblée Générale.
Il s’agit bien naturellement d’une mesure de rétorsion qui ne peut être envisagée.
Certains, aussi, d’autorité…, avant la transmission des comptes, sans que la comptabilité n’ait été approuvée, retirent des comptes le montant qu’ils estiment être en droit de percevoir.
A nouveau, relevons que ce mode de paiement est illégal.
8. Souscription d’une assurance « Responsabilité » couvrant l’exercice de la mission du syndic avec fourniture de la preuve de cette assurance
Nous allons jusqu’à soutenir que le syndic est un métier « à risques ».
C’est essentiellement le retard dans l’exécution d’une mission votée par l’Assemblée Générale qui peut générer un dommage en lien avec la faute du syndic (voir supra).
L’erreur, voire la faute si elle n’est pas intentionnelle, est humaine mais il est légitime que les copropriétaires préjudiciés puissent réclamer un dommage au syndic reconnu responsable par une décision judiciaire.
Qui pourra lancer citation contre le syndic ?
Bien naturellement, les copropriétaires mais aussi, si, suite à une faute, ce sont les parties communes qui ont subi un dommage, l’Association des Copropriétaires.
Dans ce cas, il est évident que le syndic ne peut représenter celle-ci en justice puisqu’il sera lui-même partie défenderesse et, pour le litige à introduire, il importera de désigner un administrateur provisoire.
Le texte légal prévoit qu’en cas de mandat gratuit (exercé souvent par un copropriétaire), cette assurance est souscrite aux frais de l’Association des Copropriétaires.
9. Accès à tous les documents ou informations à caractère non privés relatifs à la Copropriété
La transparence est la règle dans une Copropriété mais celle-ci ne doit pas entraver le travail du syndic en cas de demande constante de l’un ou l’autre copropriétaire.
C’est la raison pour laquelle il est intéressant de prévoir, dans le Règlement d’Ordre Intérieur, ou dans une décision de l’Assemblée Générale, un cadre pour cet accès (jour, heure et local mis à disposition).
ATTENTION : cette information ne doit pas aller à l’encontre des règles portant sur le respect de la vie privée.
Ainsi, il peut se poser la question du droit des copropriétaires à avoir accès à l’historique des comptes individuels des autres copropriétaires.
S’il est légitime que, en cas de défaillance dans le paiement des charges de l’un ou l’autre copropriétaire, les autres s’interrogent sur le déséquilibre financier consécutif à ce non-paiement en relevant qu’ils n’ont pas, eux, à jouer le rôle de banquier en finançant davantage la Copropriété, il n’en reste pas moins que la transmission des comptes individuels ne doit être autorisée par le syndic que si le déséquilibre est tel qu’est alors envisagé par lui, à l’égard du copropriétaire défaillant, une action judiciaire.
On peut en effet concevoir une difficulté passagère d’un copropriétaire qui a négocié avec le syndic un plan d’apurement qu’il respecte.
10. Conservation, le cas échéant, du dossier d’intervention ultérieure.
Le dossier d’intervention ultérieure est l’ensemble des documents et informations qui permettent d’analyser la structure du bâtiment.
Rappelons qu’il est uniquement obligatoire, pour les maisons et appartements, pour lesquels la construction a débuté après le 1er mai 2001 et pour lesquels les travaux ont été effectués par un ou plusieurs entrepreneurs depuis le 1er mai 2001.
Il ne concerne donc pas nécessairement toutes les copropriétés.
11. Présentation d’une pluralité de devis établis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré et ce pour la mise en concurrence visée à l’article 3.88§1er, 1, C
Il est évident que cette mise en concurrence obligatoire ne peut pas porter sur tous les contrats conclus.
C’est à l’Assemblée Générale à préciser à la majorité des 2/3 des voix à partir de quels montants une mise en concurrence des marchés et contrats est obligatoire.
Ce travail du syndic est conséquent dans la mesure où il est requis, préalablement, pour permettre l’établissement des devis, la rédaction d’un cahier des charges particulièrement précis afin que la comparaison entre les devis présentés soit réellement possible.
ATTENTION : cette mise en concurrence ne signifie pas nécessairement que l’Assemblée Générale sera tenue par le devis le meilleur marché.
Il peut en effet être considéré que la notoriété d’une entreprise qui présente un devis au montant plus élevé justifie ultérieurement son choix éventuellement recommandé par le syndic.
Mais encore faudra-t-il, dans la décision prise par l’A.G. que ce choix, dans le procès-verbal, pour éviter tout recours, soit à suffisance expliqué.
12. Soumission à l’Assemblée Générale Ordinaire d’un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières
La libéralisation du marché belge de l’énergie permet de changer de fournisseurs facilement et à tout moment.
Est-il opportun de souscrire un contrat à prix fixe ou à prix variable ?
Il s’agit là d’une question délicate devant « être évaluée » par le syndic pour décision utile de l’Assemblée Générale.
13. Autorisation préalable de l’Assemblée Générale pour tout contrat entre, d’une part, l’Association des Copropriétaire et, d’autre part, le syndic, ses préposés, proches, parents ou alliés jusqu’au 3ème degré inclus ou ceux de son conjoint jusqu’au même degré (idem pour les contrats entre l’Association des Copropriétaires et une entreprise dont les personnes susvisées sont propriétaires ou dans le capital de laquelle elles détiennent une participation ou dans laquelle elles exercent des fonctions de direction ou de contrôle ou dont elles sont salariées ou préposées.
Il s’agit là d’une conséquence de la nécessité d’une transparence totale.
Il nous revient que cette autorisation n’est pas toujours sollicitée…
Certes, ce n’est pas parce que le choix posé va à l’encontre de la règle ainsi édictée que cela signifie que le contrat est désavantageux pour l’Association des Copropriétaires.
Les syndics ont l’habitude de travailler avec les mêmes entreprises et, lorsqu’ils ont en gestion plusieurs Copropriétés, il est évident que le nombre de contrats conclus peut être intéressant pour une société « proche » du syndic.
Mais, pour éviter tout reproche, il serait utile qu’avant contrat conclu et même avant autorisation sollicitée pour conclusion avec une personne morale ou physique proche, le syndic présente des devis comparatifs.
14. Maintien à jour de la liste et des coordonnées de personnes en droit de participer aux délibérations de l’Assemblée Générale et transmission aux copropriétaires à première demande et au notaire s’il en fait la demande des noms, adresses, quotes-parts et références des lots des autres copropriétaires
Cette obligation, elle peut être fort utile aux copropriétaires appelés à vouloir utilement préparer une Assemblée Générale.
Une bonne Assemblée Générale est une Assemblée préparée et, si un copropriétaire entend « conscientiser » les autres copropriétaires sur un point qu’il a mis à l’Ordre du Jour pour que le vote sur ce point soit favorable, il est légitime qu’il puisse, avant l’Assemblée Générale, éventuellement par un écrit adressé à tous, présenter ce point qu’il entend défendre à l’Ordre du Jour avec les arguments utiles.
« Le tumulte » existant souvent lors des Assemblées Générales, ne permet pas toujours à l’un ou à l’autre d’exposer soin point de vue.
Pourquoi dès lors ne pas préalablement l’exposer par un écrit transmis à tous ?
S’il n’est pas « agressif » (ce caractère doit être banni en copropriété où les susceptibilités sont parfois importantes), il peut faire avancer le mécanisme décisionnel.
Il est donc légitime que les copropriétaires se connaissent tous.
Il est aussi légitime que, non seulement leur adresse postale soit communiquée mais aussi les adresses mails permettant un contact plus aisé.
15. Tenue de comptes de l’Association des Copropriétaires de manière claire, précise et détaillée
Le syndic doit :
« tenir les comptes de l’Association des Copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le R.O.I. ».
Toute Copropriété de moins de 20 lots à l’exclusion des caves, des garages et parkings, est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que le mouvement des disponibilités en espèces et en comptes, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l’article 3.86 §3 al. 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires ».
C’est sans doute la mission la plus importante dévolue au syndic et il est d’ailleurs surprenant qu’à l’article 3.89 §5 de la loi sur la Copropriété, elle vient en quinzième lieu.
Pour ce travail important, le syndic pourrait se faire assister par un comptable.
Tel est le cas si la Copropriété est très importante, si le syndic lui-même ne possède pas les outils utiles (informatiques) ou s’il estime sa compétence limitée sur cette question (cas du syndic copropriétaire bénévole).
Toutefois, il faut rappeler que le législateur a clairement précisé que le syndic est seul responsable de sa gestion et qu’il ne peut déléguer ses pouvoirs sans l’accord de l’Assemblée Générale et seulement pour une durée ou à des fins déterminées.
Cela signifie que le recours à un comptable n’exclut nullement la responsabilité du syndic en cas d’erreur.
En ce qui concerne le recours à un site internet pour permettre aux copropriétaires de suivre les comptes, nous renvoyons à un autre article dans LE CRI (n° 476, septembre 2023), article relatant notamment l’opposabilité de ces comptes publiés aux copropriétaires.
16. Préparation du budget prévisionnel
A nouveau, sur cette question liée aux comptes, le législateur est particulièrement précis.
Il relève que le syndic est tenu « de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs de l’immeuble, ainsi qu’un budget provisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles ; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l’Association des Copropriétaires ; ils sont joints à l’Ordre du Jour de l’Assemblée Générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l’Ordre du Jour de l’Assemblée Générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir ».(C’est nous qui soulignons)
Est ainsi dévolu au syndic une mission prospective.
Et nous osons soutenir que la qualité du syndic pourra se mesurer à son intérêt pour répondre aux défis actuels de l’immobilier par la préparation des travaux « extraordinaires », c’est-à-dire qu’ils sortent des travaux habituels
- Suggérera-t-il d’aborder la question de l’isolation thermique du bâtiment pour les parties communes (et voir aussi pour les parties privatives telles qu’expliquée dans notre article du CRI du n° 474 de mai 2023) ?
- Va-t-il aborder la question des bornes de recharges électriques ?
D’autres exemples pourraient être donnés
N’a-t-il pas le devoir de mettre à l’Ordre du Jour de telles questions relevant de ces travaux si l’immeuble le permet, étant entendu qu’il devra, pour présenter son étude, vraisemblablement passer la main à des techniciens ?
Ainsi, le syndic, par cet article, a une mission active et non plus seulement exécutante telle que décrite au point 1 supra.
Certes, il se posera toujours la question du financement et des majorités à obtenir auprès de l’Assemblée Générale.
Mais nous croyons que, pour commander les études nécessaires à la prise de décisions ultérieures, la majorité absolue des voix (50% + 1) suffit.
Certes la décision affectant les parties communes requiert la majorité des 2/3 (à l’exception des travaux imposés par la loi et des travaux conservatoires et d’administration provisoire qui peuvent être décidés à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés, sans préjudice de l’article 3.89 §5, 2 (voir aussi le point 2 supra).
Toutefois, s’il y a blocage dans la prise de décision suite à l’absence d’obtention de la majorité des 2/3 et s’il y a un recours devant le Juge de Paix suite à ce blocage, il ne nous étonnerait pas qu’une jurisprudence se développe au nom d’un intérêt sociétal majeur.
Les magistrats cantonaux examineraient alors avec énormément d’attention la question de l’abus de droit
Si, par exemple, il manque une ou deux voix pour voter sur l’exécution d’un tel contrat portant sur des travaux extraordinaires mais utiles et si les voix opposantes ne présentent pas d’arguments suffisamment solides pour faire obstacle à la décision (laquelle, pour reprendre notre exemple, pourrait porter sur une isolation thermique du bâtiment ou sur l’installation de bornes électriques), le caractère quelque peu « élastique » de l’abus de droit, pourrait pousser les Juges De Paix à rendre une décision sensible à l’évolution indispensable de notre Parc Immobilier (isolation, bornes électriques, etc…)
Ce dernier point nous montre l’importance d’un syndic actif soucieux de l’avenir de l’immeuble qu’il gère.
Dans cette sphère d’activités, il n’est que légitime, vu la dimension technique importante du travail, que celui-ci recommande à l’AG des études préalables à réaliser par des spécialistes, études permettant alors à l’AG des décisions en connaissance de cause.
