Quels que soient la taille et les besoins de l’immeuble en copropriété, le choix du représentant assurant l’administration des parties communes est une décision souveraine de l’assemblée générale des copropriétaires. Mais a-t-elle toujours le choix ?
Ces dernières années, comme dans divers autres secteurs économiques, le monde de la copropriété et particulièrement des immeubles de petite taille est confronté à un manque de syndics professionnels. Il faut pourtant répondre aux exigences légales. Est-ce que le syndic « bénévole » est alors une solution acceptable ?
Qui peut être syndic ?
Outre l’exigence d’un contrat écrit pour une durée maximale de 3 années, l’article 3.89 du Code civil dispose expressément et sans réserves que « lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale, ou à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt… »
A l’instar des publications du SNPC, la doctrine est unanime. Pour preuve, Mme Isabelle Durant et Me Olivier Jauniaux (Le syndic, le conseil et le commissaire, in « La copropriété après la loi du 18 juin 2018 », éd. La Charte, 2018, p. 86) écrivent expressément que « le syndic est une personne physique ou morale, copropriétaire ou non, agissant à titre professionnel ou non ». La loi n’impose pas non plus de résider ou être domicilié dans la copropriété à gérer, même si, à l’évidence, cette situation peut présenter des avantages indéniables.
Que le syndic soit professionnel ou non, s’il est une personne morale, il est essentiel que celle-ci soit valablement constituée.
S’il est non-professionnel, le (futur) syndic doit respecter l’Arrêté royal du 6 septembre 1993 qui protège le titre professionnel et l’exercice de la profession d’agent immobilier (M.B. 13 octobre 1993).
Pour exercer la profession d’agent immobilier et donc, la fonction de syndic de biens immobiliers en copropriété en qualité d’indépendant, à titre principal ou accessoire, ce gestionnaire d’immeuble en copropriété doit être agréé par l’Institut professionnel des agents immobiliers (I.P.I.) et être inscrit au tableau, à moins :
qu’il ne soit soumis à la discipline relevant d’une instance professionnelle reconnue telle que celle d’un avocat, d’un notaire, d’un architecte, d’un comptable ou d’un géomètre-expert,
qu’il ne fait que gérer son patrimoine familial ou le patrimoine dont il est copropriétaire ou celui dont il est actionnaire ou associé dans la société propriétaire du bien visé. Dans ce cas, il gère le bien sans porter le titre d’agent immobilier agréé I.P.I.; il s’agit alors d’un copropriétaire.
Ces deux catégories de personnes peuvent en pratique, sans n° I.P.I., assurer la fonction de syndic.
Pour marquer sa différence avec les agents immobiliers professionnels et agréés ou les professionnels relevant d’autres instances professionnelles, le gestionnaire -copropriétaire est qualifié de « bénévole ». Mais, cette appellation de convenance ne préjuge pas du caractère rémunéré ou non de son activité. L’aspect pécuniaire est organisé dans le contrat qui les lie(ra) à leur copropriété et qui défini(ra) alors ses obligations fiscales et/ou sociales.
Par ailleurs, tout syndic professionnel ou non doit remplir sa mission et ses obligations légales :
Il tient une comptabilité respectant le Plan comptable minimum normalisé (PCMN) défini par l’A.R. du 12 juillet 2021 (M.B. 3 août 2012) et donc tenir une comptabilité en partie double. Toutefois, pour les copropriétés de moins de 20 lots, où les caves, les garages et les parkings ne sont pas pris en compte, il peut tenir une comptabilité simplifiée tout en présentant à sa copropriété un bilan annuel.
Il assure sa responsabilité professionnelle.
En tous cas, la loi belge sur la copropriété et la loi sur le statut des agents immobiliers n’apportent aucune limite quant au nombre de lots constituant la copropriété qu’un syndic non-professionnel ou bénévole peut administrer. Ainsi, il n’y a aucune disposition légale qui imposerait un syndic professionnel à partir de 20 lots.
Il appartient au copropriétaire bénévole qui offre ses services et à l’assemblée générale qui décide de sa nomination ou désignation de prendre la mesure de ses attentes et des exigences légales que ce syndic « bénévole » pourra remplir au regard du candidat qui se propose.
Syndic professionnel versus syndic bénévole ?
Depuis quelques années, les copropriétaires en quête d’un nouveau syndic professionnel sont confrontés à un manque d’offres de services et de propositions de collaboration.
Bien que beaucoup de professionnels travaillent indiscutablement correctement à la satisfaction des copropriétés gérées et des copropriétaires, contribuant ainsi activement à préserver leur patrimoine immobilier, un certain nombre toutefois ne convainc pas ou plus, d’où la recherche active d’un nouveau syndic professionnel. Les copropriétaires se sont ainsi aperçus que le métier présente progressivement moins d’attraits et que ce manque d’attractivité devient progressivement sur le marché de la copropriété une pénurie de syndics. Pourquoi ?
Pour mieux comprendre ses professionnels, l’I.P.I. a mené une enquête en 2022. Les résultats auxquels nous renvoyons nos lecteurs ont été reproduits dans un article paru dans LE CRI de février 2023 n° 471, pp. 32 et suivants. Il est intitulé « Enquête de l’IPI sur le métier de syndic ».
Cette enquête a mis en exergue une attractivité en perte de vitesse et les raisons d’une démotivation et d’un découragement. Parmi les causes avancées sont pointés notamment le déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée, une rémunération inadéquate, le facteur stress mais aussi … un manque de connaissance et de reconnaissance de la part des copropriétaires. Nous examinerons ce dernier point dans un prochain article dans LE CRI.
Dans sa pause-café d’avril 2026, Mme Valentine GEVERS, administratrice au sein du SNPC, s’en fait également un écho clairvoyant.
Il en ressort divers enseignements :
malgré une image parfois négative de l’activité, l’appel à un syndic professionnel dont la gestion est un métier reste l’assurance de la compétence et du professionnalisme. En effet, aux yeux de la loi et des tiers, la copropriété doit avoir un représentant. Les parties communes de la copropriété doivent être administrées selon certaines règles et sa comptabilité doit être présentée adéquatement ;
le manque de professionnels permet à ceux qui exercent le métier de choisir les copropriétés pour lesquelles ils veulent travailler selon des honoraires moins négociables. C’est la dure loi de l’offre et de la demande …
En conséquence, la pénurie ambiante de syndics professionnels place la copropriété et les copropriétaires face à un vrai défi !
Recherchant dès le départ les bons réflexes pour respecter les règles nombreuses et actualisées de la loi sur la copropriété et une guidance pratique, cette brochure informe ceux qui souhaitent s’investir dans leur copropriété et assurer une gestion de qualité et professionnelle.
Le guide répond à de multiples questions qui se posent avant de décider d’accepter un mandat ou en cours de gestion avant, pendant et après une assemblée générale. Il permet aussi de mieux appréhender les problèmes que pose la gestion de l’immeuble.
Il donne en outre accès à une boîte à outils en ligne qui comprend nombre de documents et de lettres-type usuelles, notamment pour les convocations ou pour certains échanges avec les fournisseurs. Certaines lettres-type permettent de répondre au recouvrement des charges, à l’intervention d’un commissaire aux comptes ou de compléter les règlements de copropriété.
Alors, la solution : un syndic bénévole ?
Le SNPC en est convaincu puisqu’il soutient une telle démarche depuis longtemps. Pour preuve, par exemple, les formations organisées pour ceux qui étaient intéressés par la gestion des copropriétés leur permettant de s’investir de manière éclairée et à bon escient. La brochure du SNPC « Devenir Syndic bénévole avec le SNPC » (voir encadré ) répond à cet objectif.
Le candidat à la gestion bénévole se doit de procéder par étapes :
Etudier la faisabilité du projet sur le plan de la copropriété
Il doit s’intéresser à la gestion de la copropriété, poser des questions, examiner les documents de la copropriété en interrogeant le syndic en fonction et les autres copropriétaires.
Sur un plan individuel, il doit être prêt à s’investir personnellement. Toute activité « bénévole» répond en effet à l’esprit de service, à la volonté d’agir au profit de toute sa communauté (de copropriétaires) mais aussi, plus égoïstement sans doute, pour soi et son patrimoine propre.
L’activité de syndic bénévole requiert du dévouement, du temps et de la disponibilité ainsi qu’un certain nombre de connaissances accessibles.
Le cas échéant, acquérir les compétences de base et s’entourer de copropriétaires compétents.
Le syndic doit s’informer régulièrement et en continu. Il obtient aisément cette information grâce à des formations et divers outils pratiques tels que brochures et autres logiciels. En effet, sur le plan de l’information et sur le plan légal, des outils existent et qui sont à la portée de tous.
Conclure un contrat
Outre son caractère obligatoire et écrit, le contrat permet de définir les conditions de rémunération et de remboursement des frais exposés qu’il lui appartient de négocier avec les copropriétaires dont les membres du conseil de copropriété ou l’AG. Le SNPC met d’ailleurs des modèles de contrat à disposition des copropriétés et des candidats syndics bénévoles.
L’aspect pécuniaire ne doit en effet pas être occulté. Tout travail mérite salaire. Il faut reconnaître la disponibilité et le dévouement dans cette entreprise. Il faut pouvoir en discuter à cœur ouvert et sans arrières pensées.
Un syndic copropriétaire peut dès lors exercer ses fonctions soit gratuitement soit en étant rémunéré mais dans cette dernière hypothèse, il veillera à s’assurer des dispositions légales à respecter en matière de lois sociales et de fiscalité.
Vouloir assurer le succès d’une gestion bénévole et la rendre pérenne si possible
Plutôt que drapé formellement dans sa mission légale, il s’institue Animateur des copropriétaires et Communicant.
Il partage les informations reçues. L’installation d’un site internet dont, il faudra assurer l’alimentation en informations et le respect du RGPD, peut d’ailleurs être un bon outil de communication et d’échanges. Il explique le pourquoi, le comment et se concerte avec les autres.
Son attitude et ses qualités personnelles telles que l’écoute, la convivialité et le partage des informations et des tâches quotidiennes Influent généralement sur le groupe. Elles permettent de susciter auprès des autres copropriétaires l’intérêt à la gestion, leur implication spontanée, leur conviction ainsi qu’une adhésion ou un consensus le plus large possible à des propositions. C’est pour lui un grand gain de temps et d’énergie et un soulagement dans l’exercice de la mission légale, tout en restant attentif à ce que le pouvoir décisionnel reste entre les mains de l’AG et dans certaines circonstances, du syndic. La gestion devient bien plus transparente et compréhensible et moins conflictuelle pour le plus grand nombre.
Par exemple, sur le plan administratif, ce gestionnaire peut, sous sa responsabilité, intéresser d’autres copropriétaires à l’accomplissement de certaines tâches tels que la rédaction de l’ordre du jour, l’envoi des convocations ou le suivi de la liste des présences. Il peut aussi demander l’autorisation formelle d’en déléguer certaines à son assemblée générale qui vote à 2/3 des voix.
Il en est de même sur le plan de la comptabilité. Si la tenue de la comptabilité reste une mission légale du syndic, l’AG peut néanmoins l’autoriser à la faire tenir différemment. Au syndic de donner toutes les explications en devenant pédagogue.
Sur le plan technique, ce gestionnaire peut reconnaître ses limites. Les aspects techniques nécessitent effectivement une expertise et des connaissances spécifiques de plus en plus pointues quelle que soit la taille de l’immeuble. La réunion des compétences et des expertises internes à l’immeuble est bénéfique à tous. Missionner des copropriétaires pour assurer les visites dans l’immeuble, pour recevoir les corps de métier ou pour la recherche des devis permet de gagner beaucoup de temps et de limiter son investissement personnel.
De même, les situations urgentes dans l’immeuble peuvent requérir une collaboration rapide de plusieurs copropriétaires. L’important est en effet d’avancer en assurant un premier suivi rapide.
Pour conclure
Au vu des exigences légales et techniques ainsi que l’évolution des politiques publiques en matière de rénovation énergétique, le syndic bénévole pourrait douter de lui ou craindre de se sentir seul et démuni.
Si les copropriétaires souhaitent que la gestion bénévole qu’un copropriétaire exerce en homme ou femme prudent et raisonnable avec bon sens devienne un succès, la gestion « bénévole » n’est plus l’affaire d’un seul individu et devient collégiale.
La rémunération éventuellement convenue n’est en principe pas comparable à celle requise par un professionnel devenu rare. Il y a donc économie au profit de la copropriété qui appelle une contrepartie.
Les copropriétaires de l’immeuble doivent mettre la main à la pâte et « jouer aussi collectif que possible puisque tous oeuvrent pour la valorisation et la préservation de leur patrimoine immobilier.
Leur implication plus ou moins spontanée dans la gestion empêchera d’émousser la bonne volonté du syndic « bénévole» à force d’avoir été abandonné à son sort alors qu’il n’est pas formé à cette activité.
Chacun des copropriétaires de l’immeuble se doit de le faire profiter de ses connaissances, compétences et expertises personnelles, qui bénéficient alors à tous. Ces apports concernent tous les domaines tant sur le plan légal, comptable et technique que sur le plan de la communication voire même de la psychologie. Vu la vétusté de certains immeubles et les exigences sur le plan de la rénovation énergétique, toutes les connaissances et contacts objectifs et neutres réunis en interne dans le secteur de la construction doivent être mis, sans favoritisme, au service de la communauté.
La qualité des relations personnelles et les collaborations développées entre copropriétaires permettent ainsi au syndic bénévole de remplir avec sérieux une mission légale, admettons-le, difficile. Il ne verra plus ni le temps qu’il aura consacré ni qu’il travaillait. Il aura la satisfaction d’un travail bien fait sans ressentir une chape sur ses épaules avec le sentiment que la gestion est un jeu d’enfant !
